Você precisa gerar e enviar arquivos SPED mas trabalha na área fiscal. Como resolver problemas de insconsistência ou decifrar mensagens do sistema da RFB se o técnico da informática não está ao seu lado neste momento?
Para ajudá-lo a resolver os problemas mais comuns e as dúvidas mais corriqueiras sobre arquivos SPED, reunimos perguntas e respostas da Receita Federal para a soluções destes problemas:

 

  SPED – PRINCIPAIS DÚVIDAS SOBRE ARQUIVOS DA ERA DIGITAL E AS RESPOSTAS DA RECEITA FEDERAL   EFD   1. Existe um arquivo SPED + EFD + ECD? O SPED - Sistema Público de Escrituração Digital abrange, entre outros, os subprojetos EFD - Escrituração Fiscal Digital e ECD - Escrituração Contábil Digital. Cada um deles deve ser apresentado em arquivo separado. 2. A EFD PIS/COFINS deve ser entregue por estabelecimento ou somente pela matriz? O Programa Validador e Assinador (PVA) da EFD-PIS/Cofins valida apenas a importação de um arquivo único, por empresa, contendo os dados de receitas, custos, despesas e aquisições com direito a crédito, estruturados por estabelecimentos, no arquivo único. O PVA não permite a importação de arquivos fracionados por estabelecimento (01 arquivo por estabelecimento). 3. No arquivo EFD Livro de Contribuições no que diz respeito às notas fiscais de entradas (aquisições) devemos informar somente aquelas notas fiscais que geram crédito do PIS e COFINS, ou seja, não é obrigatório informar as notas fiscais que a pessoa jurídica não irá se creditar destas contribuições. Correto? No tocante às aquisições do período, só precisam ser escriturados os documentos referentes a operações geradoras de crédito (CST 50 a 56, no caso de créditos básicos; e CST 60 a 66, no caso de créditos presumidos). 4. Devemos informar, por exemplo, as notas fiscais de saída referente a transferências de produção própria ou terceiros (CFOP 5.151/6.151, 5.152/6.152); remessa para industrialização por encomenda (CFOP 5.901/6.901), remessa para conserto (CFOP 5.915/6.9150), remessa de vasilhame ou sacaria (CFOP 5.920/6.920); etc., ou seja, aquelas remessas que não caracterizam transação comercial? No tocante às notas fiscais de saída, só precisam ser relacionados os documentos fiscais referentes a receitas. Os documentos fiscais representativos de transferência de mercadorias e produtos entre estabelecimentos da pessoa jurídica, bem como outras operações que não se caracterizam transações comerciais (geradores de receitas) não precisam ser escrituradas. 5. Se não for entregue o EFD PIS e COFINS, além da multa, existe outra penalidade? Quais as consequências da não entrega vinculadas à utilização dos créditos? Além da penalidade pela omissão da entrega da EFD-PIS/Cofins, para a análise dos créditos objeto de pedido de ressarcimento e/ou declaração de compensação a empresa terá de entregar arquivos digitais, conforme definido pela IN 86, de 2001, relacionando por cada estabelecimento, os documentos fiscais de compra e venda de mercadorias e serviços.   SPED CONTÁBIL   1. Qual é a diferença entre o Receitanet e o ReceitanetBX? O programa Receitanet é utilizado para transmissão da escrituração contábil digital, enquanto o programa ReceitanetBX é utilizado para fazer o download da escrituração contábil digital já transmitida pelo contribuinte e dos dados agregados gerados pelo sistema. O download, via ReceitanetBX, segue as seguintes regras: - Contribuintes: acessam apenas as escriturações contábeis digitais e os dados agregados do seu CNPJ. - Representante Legal: acessa apenas as escriturações contábeis digitais e os dados agregados do CNPJ do qual ele representa. - Procuração Eletrônica: acessa apenas as escriturações contábeis digitais e os dados agregados do CNPJ do qual ele é procurador. 2. O que são Dados Agregados? Os dados agregados consistem na consolidação mensal de informações de saldos contábeis e nas demonstrações contábeis. O sistema gera automaticamente os arquivos de dados agregados, assim que recebe a escrituração contábil digital. 3. Qual é a quantidade de livros por arquivo? Cada livro é um arquivo distinto. Assim, um arquivo não pode conter mais de um livro. Sim, é possível. Por exemplo, é possível substituir um livro de 2009, mesmo após já ter transmitido 2010. 4. O que são os erros e advertências na validação? Erros impedem a continuidade dos trabalhos. As advertências, não. No caso de advertência, cabe ao usuário avaliar se ela é ou não um erro. As validações são executadas em três blocos. O segundo bloco só é realizado se não forem encontrados erros na execução do primeiro bloco. As do terceiro, só se o arquivo passar no segundo. Assim, depois de consertados os erros identificados no primeiro conjunto de regras, podem aparecer erros que não foram listados na primeira validação. 5. É possível fazer a retificação do livro digital? Sim, é possível. Contudo, após a autenticação o livro não pode ser substituído. Se o livro já foi enviado para o Sped e houver necessidade de substituição, verifique o andamento dos trabalhos de autenticação. Utilize, no PVA do Sped Contábil, o menu "Consulta Situação". O livro pode ser substituído mediante a geração de requerimento específico de substituição utilizando a funcionalidade de gerenciar requerimento do PVA do Sped Contábil, exceto quando estiver em um dos seguintes status: em análise (pela Junta Comercial), autenticado ou substituído. Se o livro estiver "em análise", dirija-se, com urgência, àquele órgão do registro de comércio e solicite que o livro seja colocado em exigência. Pelo Ofício Circular no 118/2009/SCS/DNRC/GAB, o Departamento Nacional de Registro de Comércio recomenda que o requerimento para colocar o livro sob exigência deve conter: a identificação do livro, seu número, período a que se refere a escrituração e a devida justificação. Os livros G, R e B são equivalentes. Assim, a substituição entre tais tipos é livre. Por exemplo, um livro R pode substituir um livro G, e vice-versa. Após a autenticação do livro, as retificações de lançamentos feitos com erro estão disciplinadas no art. 5o da Instrução Normativa DNRC 107/08 (existem normas do CFC no mesmo sentido): Art. 5o A retificação de lançamento feito com erro, em livro já autenticado pela Junta Comercial, deverá ser efetuada nos livros de escrituração do exercício em que foi constatada a sua ocorrência, observadas as Normas Brasileiras de Contabilidade, não podendo o livro já autenticado ser substituído por outro, de mesmo número ou não, contendo a escrituração retificada." Não confunda retificação (ou substituição do livro) com recomposição da escrituração. O mesmo ato normativo disciplina a recomposição da escrituração nos casos de extravio, destruição ou deterioração: Art. 26. Ocorrendo extravio, deterioração ou destruição de qualquer dos instrumentos de escrituração, o empresário ou a sociedade empresária fará publicar, em jornal de grande circulação do local de seu estabelecimento, aviso concernente ao fato e deste fará minuciosa informação, dentro de quarenta e oito horas à Junta Comercial de sua jurisdição. § 1º Recomposta a escrituração, o novo instrumento receberá o mesmo número de ordem do substituído, devendo o Termo de Autenticação ressalvar, expressamente, a ocorrência comunicada. § 2º A autenticação de novo instrumento de escrituração só será procedida após o cumprimento do disposto no caput deste artigo. § 3º No caso de livro digital, enquanto for mantida uma via do instrumento objeto de extravio, deterioração ou destruição no Sped, a Junta Comercial não autenticará livro substitutivo, devendo o empresário ou sociedade obter reprodução do instrumento junto à administradora daquele Sistema." Atenção: O sistema identifica a escrituração pela chave [NIRE] + [HASH] do arquivo. O hash é, também, o número do recibo. Assim, caso o atendimento da exigência dependa de modificação do NIRE, utilize o requerimento normal (primeira opção no topo do formulário) e não o de substituição. Tentativa de enviar com requerimento de substituição vai retornar mensagem informando que a escrituração a ser substituída não existe. Guarde cópia do termo de exigência e dos recibos de transmissão para eventual comprovação. Roteiro prático retificação (ou substituição) do livro: 1. Corrija as informações no arquivo (livro digital); - se o arquivo é o que foi assinado, remova a assinatura. A assinatura é em conjunto de caracteres "estranhos" que fica após o registro 9999. Basta apagar tudo que fica após tal registro. Para fazer isso, edite a escrituração com algum editor de texto do tipo Bloco de Notas. 2. Valide o livro no PVA do Sped Contábil utilizando a funcionalidade Arquivo/Escrituração Contábil/Validar Escrituração Contábil; 3. Assine; 4. Gere o requerimento de substituição (a opção está no topo do formulário) - o hash do livro a ser substituído é, também, o número do recibo de entrega. A informação deve ser preenchida utilizando somente os algarismos e as letras maiúsculas de A até F. (Não há a letra "O" no hash; sempre é o numeral 0). Informe também o DV. 5. Assine o requerimento; e 6. Transmita. 6. O que é o hash do livro? Ao ler o arquivo para a validação, o Programa Sped Contábil calcula o hash do arquivo. Se validado o livro digital, o hash do arquivo pode ser obtido utilizando o menu "Visualização > Dados da Escrituração". Despreze os separadores e o dígito verificador para transcrever o hash em quaisquer campos do arquivo. O algoritmo utilizado é o SHA1. 7. Quais são as validações no momento da transmissão? São feitas somente as seguintes verificações: 1 - validade dos certificados digitais utilizados nas assinaturas do livro e do requerimento; 2 - verificação de repetição de número de outro livro já enviado (com exceção dos substituídos e dos indeferidos); 3 - sobreposição do período em relação a outra ECD já enviada; e 4 - integridade da transmissão. As validações de certificado são normalmente realizadas pelo Receitanet. 8. Duplicidade do arquivo da escrituração contábil Durante a transmissão do arquivo da escrituração contábil deverá ser verificado se o arquivo da escrituração já foi enviado anteriormente. Para tanto devem ser considerados os seguintes dados que combinados tornam uma escrituração contábil única: 1 – CNPJ 2 – NIRE 3 – Forma de Escrituração Contábil 4 – Número do livro 5 – Natureza do livro (somente será considerado para formação da identificação única se a forma da escrituração for Auxiliar(A) ou Razão Auxiliar(Z). Se for identificada alguma escrituração já enviada anteriormente com os dados acima, o sistema deverá verificar ainda: 1 – Situação da escrituração 2 – Hash da escrituração Caso a situação da escrituração já enviada seja "indeferida" e o hash seja diferente da escrituração a ser transmitida, o sistema não deverá considerar uma escrituração duplicada, e deverá permitir a transmissão da escrituração. Caso contrário, a escrituração será considerada duplicada. 9. Sobreposição de período do arquivo da escrituração contábil Durante a transmissão do arquivo da escrituração contábil deverá ser verificado se o arquivo não está sobrepondo o período de outro que já foi enviado anteriormente. Para tanto devem ser considerados os seguintes dados que combinados criam a identificação única da escrituração contábil por período: 1 – CNPJ 2 – NIRE 3 – Forma de Escrituração Contábil 4 – Natureza do livro (somente será considerado para formação da identificação única se a forma da escrituração for Auxiliar(A) ou Razão Auxiliar(Z)). Se o período da escrituração não estiver sobreposto não é necessário fazer nenhuma validação relativa a equivalência de formas da escrituração. Contudo, considerando que o período de duas escriturações estejam sobrepostos é necessário fazer a validação da equivalência de formas da escrituração. 10. Onde encontro as especificações dos registros e as validações que são realizadas no arquivo da escrituração a ser transmitida? Clique em "Ajuda", no programa do Sped Contábil, clique novamente em "ajuda" e, ao abrir a nova janela, clique em "Dados Técnicos de Geração do Arquivo".   NF-e   1. Em caso de sinistro ou perda do arquivo eletrônico das NF-e, seriam estas disponibilizadas para recuperação por parte da SEFAZ ou SRF? Não. Da mesma forma que a guarda das Notas Fiscais em papel fica a cargo dos contribuintes, também a cargo destes ficará a guarda dos documentos eletrônicos. Ressalte-se que os recursos necessários para a guarda do documento digital, incluindo backup, têm um custo muito inferior do que a guarda dos documentos físicos, permitindo ainda a rápida recuperação do arquivo e suas informações. 2. Como fica a emissão da declaração de ingresso das NF-e emitidas para a Zona Franca de Manaus - ficará disponível automaticamente assim que a mercadoria adentrar o Estado de destino? A SUFRAMA possui uma versão do Sistema de Internamento de Mercadoria Nacional - SINAL compatível com a NF-e que facilita o processo de envio da documentação fiscal, registro e vistoria das mercadorias destinadas à área incentivada administrada pela SUFRAMA. O processo prevê um maior controle do processo de internamento de mercadorias pelos emissores de NF-e, resultando na simplificação e maior agilidade no processo de comprovação do internamento de mercadorias destinadas à área incentivada administrada pela SUFRAMA. Maiores informações, visite o site SUFRAMA www.suframa.gov.br. 3. A empresa é obrigada a guardar a NF-e pelo período previsto na legislação. Ela pode armazenar esses arquivos em banco de dados? O arquivo XML da NF-e, assinado digitalmente e com a sua respectiva autorização de uso, é que devem ser armazenados, no mesmo formato que foram transmitidos e autorizados. A manutenção das informações em banco de dados é decisão do contribuinte. Esses bancos de dados são importantes para as questões operacionais da empresa, mas não substituem a obrigação da guarda do XML da NF-e. 4. Considerando que a Secretaria da Fazenda já recebe a NF-e, seria correto afirmar que as informações da NF-e não precisarão ser mais fornecidas ao Fisco na entrega de arquivos de escrituração eletrônica? Não. As obrigações acessórias a que os contribuintes estão sujeitos deverão contemplar também as informações já transmitidas por meio da Nota Fiscal Eletrônica. Com a implantação progressiva da NF-e, bem como os demais subprojetos do Sistema Públicos de Escrituração Digital (SPED), Escrituração fiscal e Escrituração Contábil digital, a tendência é que, futuramente, estas informações já estejam todas contempladas nos diversos módulos do sistema. Até a efetiva implantação destes módulos, as informações continuam devendo ser fornecidas ao Fisco conforme legislação em vigor.   Equipe Fatto Consultoria
Fonte: RFB